شرکتها، سازمانها و بنگاههای اقتصادی امروزی در فرایند
جهانی شدن ضمن روبه رو شدن با چالشهای بی شماری می باید با رقبای قدرتمند
رقابت کنند. از آنجایی که رقابت پذیری، نیازمند برنامه ریزی صحیح
همهجانبه برای استقرار سیستم های مدیریتی به منظورارتقای بهره وری و
کیفیت محصولات و خدمات است، لازم است موسسات با شیوه های صحیح مدیریت
آشنایی کامل را داشته باشند.
مکتبها و نظریه های بسیاری ازجمله: مکتب کلاسیک، نئوکلاسیک، تئوری
اقتضایی، نظریه های انگیزشی، تئوری z (مدیریت ژاپنی)و… در علم مدیریت مطرح
شده است که هریک از آنها شیوه خاصی از مدیریت را به همراه خواهند داشت،
ولیکن چنین به نظر میرسد که ژاپن و شیوه
مدیریتی آن از آغاز دهه ۰۶۹۱ میلادی به این سو توانسته است توجه همگان را
به خود جلب کند. ژاپن در دو جنگ جهانی شرکت جسته، در یکی کامیاب و در
دیگری ناکام گشته است. برفراز خرابه ها و ویرانیهای پس از جنگ جهانی دوم،
با دگرگون کردن جهت گیری سیاسی خود، در راهی تازه گام گذاشته است و با دست
آویختن به نظام نوین مدیریتی، فراگرد پیشرفت اجتماعی و اقتصادی را در
زمانی بسیار کوتاه می پیماید. این کامیابی همه جهانیان را بر آن داشته است
که به بررسی دقیق این نوع مدیریت بپردازند و تجربه ای ازآن حاصل
کنند.الگوی شغلی
تئوری Z (مدیریت ژاپنی)، چگونگی اداره سازمانهای ژاپنی را توضیح می دهد.
ویلیام اوچی (WILLIAM OUCHI) بنیانگذار تئوری مزبور معتقد است که حمایت از
کارکنان در تمام دوران خدمت، ایجاد صمیمیت و تفاهم عمیق درمیان آنان،
اشتراک مساعی در تصمیم گیری، مسئولیت مشترک و خودداری از کنترل و نظارت
نزدیک به کار اعضای سازمان سبب می شود که کارکنان سازمان را متعلق به خود
بدانند و صادقانه تمام نیروی فکری و توانائیهای خود را به منظور بازدهی
بیشتر به کار گیرند. برای به دست آوردن تصویر کامل تری از این تئوری،
ویژگیهای آن را به شرح ذیل موردبحث قرار می دهیم.
۱ - استخدام مادام العمر: هنگامی که فردی به استخدام یک شرکت درمی آید،
درحقیقت او در آن شرکت تولد مییابد و همچنان که هرگز ولادت خود را
درخانواده از دست نمی دهد، از حقوق و مزایای استخدام شدن نیز هرگز بی نصیب
نمی ماند که از آن به «استخدام مادام العمر» تعبیر می شود.
۲ - نظام رینگی: واژه رینگی در اصل از دو بخش «رین» به معنی «پیشنهاد دادن
به بالادست و جلب نظر وی با آن «و» «کی» به معنی «اندیشه کردن و تصمیم
گرفتن» تشکیل شده است. درنتیجه نظام رینگی مفاهیم هر دو بخش را در برگرفته
است و به معنی تصمیم گرفتن از راه نوشته و سند به کار گرفته می شود. بدین
صورت که: مدیران رده های پایین سازمان روزانه با شماری از تصمیم ها روبرو
هستند، آنان در سند یا برگه تصمیم گیری موضوع موردنظر را به روشنی توصیف
می کنند و توصیه خود را نیز برای گشودن آن مشکل عنوان میسازند و سپس آن
را به تمام بخشها و دفاتر گوناگون می فرستند که این تصمیم با کار آنها
پیوستگی پیدا خواهدکرد و مدیران این بخشها پس از بررسی، چنانچه با آن
موافق باشند، مهر خود را در کنار آن برگه نقش می زنند. این برگه آرام آرام
با گذشتن از مسیر گوناگون به میز ریاست می رسد، هنگامی که ریاست شرکت هم
مهر خود را بر برگه تصمیم گیری نهاد، آن برگه به صورت یک تصمیم درمی آید و
برای اجرا به مدیری که آن را در تمام آغاز تهیه کرده بود، بازگردانده می
شود.
۳ - ارزشیابی و ترفیع بطئی: درشرکتهای بزرگ ژاپنی مسیر ترفیع و پیشرفت
شغلی از یک کارمند جوان با استعداد تا مدیریت شرکت معمولا” گذر از همه
مشاغل عمده داخل را دربرمی گیرد. به عبارت دیگر، ترفیع به کندی صورت می
پذیرد. در مقابل ارزیابیها نیز به صورت جمعی و در درازمدت انجام میشود.
بدین ترتیب که گروهی از سرپرستان که کارمند را می شناسند به طور ضمنی وی
را موردارزیابی قرار خواهند داد.
۴ - توجه به تمام جنبه های زندگی کارکنان: توجه به کارکنان به معنای نگرشی
است که سرپرست نسبت به کارمندانش دارد. در سازمانهای آمریکایی، سرپرست
کارمند را از دیدگاه کار و وظیفه اش می نگرد و ممکن است تفحص در زندگی
خصوصی او را معقول نداند. برخلاف این نگرش محدود، توجه عمیق نسبت به
کارکنان براساس تئوری Z قسمتی از نقش مدیریت را تشکیل می دهد. به این معنی
که مدیر به آگاهی یافتن از تمام خصوصیات شخصی کارکنان علاقه مند است.
براساس چهار ویژگی مذکور الگوی شغلی مدیریت ژاپنی به صورت زیر تدوین گشته
است: در ابتدای شرکتهای ژاپنی کارمندان خود را از میان فرهیختگان
دبیرستانها یا دانشگاهها برمی گزیند. آنان در یک روز مشترک و عمومی و با
حقوق و دستمزد مشابه کار خود را آغاز می کنند و پس از آنکه در مجموعه
متنوعی از فعالیتهای شرکت در بخشهای مختلف آن به کار پرداختند و لیاقت
وکاردانی خود را برای گروهی از سرپرستان آشکار کردند، به مقام بالاتر دست
خواهندیافت. به عبارت دیگر، تازه واردان تنها زمانی ازنردبان ترقی بالا
خواهند رفت که اولا” : در بخشهای مختلف آن فعالیت کرده باشند و ثانیا”
موافقت همگانی را در زمینه شایستگی شغلی به دست آورده باشند. بنابر آنچه
ذکر شد، سه عامل اساسی برای دستیابی به پایگاههای بالای سازمان به ترتیب
اهمیت عبارتند از: پیشینه تحصیلی دانشگاهی، سابقه ارشدیت در خدمت، لیاقت و
کاردانی فردی. در این الگو بین مسئولیت مدیر و زیردستانش خطی به روشنی
کشیده نشده است و همه اعضای شرکت در تمام سلسله مراتب سازمانی به صورت یک
مجموعه به هم پیوسته برای دستیابی به اهداف سازمانی به فعالیت می
پردازند.درشکل شماره یک اهمیت این مسئله در سلسله مراتب سازمان های ژاپن
نشان داده شده است.
مدیریت در محل
رابطه عاطفی میان مدیران ژاپنی و کارمندان به قدری وسیع است که هیچ مدیری
در موسسات ژاپنی در یک مجموعه دفتری دورافتاده و پشت درهای بسته مخفی نمی
گردد. بلکه همراه با کارمندان خود در قسمتهای مختلف کارخانه به فعالیت می
پردازد و از انجام امور و مشکلات و نواقص کار، آگاه می گردد. این شیوه
رهبری، «مدیریت در محل» نامیده می شود.
«هوندا»، مدیر بزرگترین شرکت ژاپنی پس از جنگ جهانی دوم معتقد است که: «در
کف کارخانه دانش بیشتری وجود دارد تا در دفتر کار». مدیران ژاپنی می دانند
که دشواریهای کارخانه به ندرت در پشت میز یا در اتاق کنفرانس حل می شود.
به آنان توصیه می گردد: «جایی بروید که عمل باشد». مدیران به محل پدید
آمدن مشکل در کارخانه می روند تا به طور دست اول آن را مشاهده کنند. در
آنجا، آنان واقعا” می توانند بخش ناقص کار را لمس کنند و با همکاران درگیر
در این دشواری صحبت کنند. تنها پس از آن است که مدیران می توانند به طور
موثر به حل مشکلات کمک کنند.
هیچ چیز جز تغییر ثابت نیست
گفتن این جمله که تغییر امری است ثابت، یک تناقض است؛ اما ازنظر مدیریت موفق ژاپنی این صرفا” یک تناقض نماست.
در سال ۸۴۹۱ میلادی، شرکت هوندا که نمونه کامیابی مدیریت ژاپنی در
آمریکاست، با مسئولیت محدود پایه گذاری شد. در آن زمان شرکت، موتورهای
بنزینی کوچک و کارکرده را خریداری و بازسازی می کرد تا روی دوچرخه ها نصب
کند. سال بعد، شرکت موفق شد موتورهای ۰۵ سی سی دوهنگامه خود را بسازد و در
سال ۱۵۹۱، با ساخت نمونه ای تازه از موتور چهار هنگامه، یک طرح پیشرفته و
ابتکاری را ارائه کرد. هوندا، سال بعد شروع به تولید بدنه، زنجیر و چرخ
دنده موتورسیکلت کرد و در آخر این دهه، هوندا به صورت بزرگترین شرکت
سازنده موتورسیکلت دنیا درآمده بود. پس از این، در سال ۰۶۹۱، این شرکت
وارد صنعت اتومبیل شد. هوندا نمونه ای است از تغییر ثابت و دائمی.
نتیجه گیری
بسیاری از محققان دلیل مشکلات موجود را قبل از هر چیز به ضعف مدیریت نسبت
میدهند که البته کاملا” معقول و منطقی است. مدیران درواقع حیات دهندگان
سازمان هستند و تصمیمات، استراتژی ها و شیوه عملکرد آنها می تواند موجب
کامیابی و یا شکست سازمان گردد. لذا بر ماست که بهترین و صحیح ترین شیوه
مدیریتی را در موسسات و شرکتهای مختلف آموزش دهیم.
هم اکنون در سراسر جهان مدیریت ژاپنی به عنوان نمونه ای از مدیریت موفق
برشمرده می شود. این الگو توانسته است به آنچه که مازلو در سلسله مراتب
نیازها، نیاز به همبستگی می خواند تحقق بخشد. به عقیده مازلو تمام مردم
برای همبستگی یا عشق و علاقه ای که می تواند به واسطه احساس تعلق به گروه
یا سازمان ارضا شود نیاز دارند. در زندگی صنعتی امروز، کارکنان معمولا”
نیاز به همبستگی شان ارضا نشده است، چنین می پندارند که هیچ تکیه گاهی
ندارند و از این رو احساس سرگشتگی می کنند. به نظر «اوکی» این نیاز
برمبنای تئوری z و با ایجاد همبستگی میان کارکنان و سازمان تامین می شود.
البته باید توجه داشت که هر نوع الگوی مدیریتی با فرهنگ آن مرزوبوم مطابقت
دارد و نمی توان آن را به سایر کشورها تعمیم داد. مدیریت آمریکایی با آن
فرهنگ مطابقت دارد و مدیریت ژاپنی با فرهنگ ملت ژاپن و مدیریت ایرانی نیز
بالطبع از الگوی فرهنگی این مرز وبوم نشأت خواهدگرفت.
امروزه
نقش روابط عمومی ها در کمک به تصمیم گیری های مدیریتی و استراتژیک یک
سازمان نقشی در خور توجه است. تبدیل روابط عمومی به ابزار مدیریتی برای
فعالیتهای حرفه ای، علمی و الکترونیکی، از مشخصه های جدید روابط عمومی در
قرن حاضر است. بنا بر این، از نقاط برجسته و ممتاز در مدیریت استراتژیک،
تأکید بر محیط برون سازمانی و حتی جهانی است و در واقع، منظور از وظایف
استراتژیک روابط عمومی، دخالت در روند تصمیم گیری سازمان است.
با چنین دیدگاهی جزء مهمی از سازماندهی هر دستگاهی، مدیریت روباط عمومی و
مهم ترین ویژگی مدیران عالی توانایی ایجاد ارتباطات درون و برون سازمانی
است و چنانچه عالی ترین مقام هر دستگاه و سازمانی به این وظیفه خطیر بی
تفاوت باشد. یا در مدیریت کلان سازمان چنین مدیریتی اندیشیده نشود. بخش
عمده ای از وظیفه دستگاه مورد نظر ابتر می ماند و از حداکثر توان بالقوه
آن سازمان نمی توان بهره برد.
رسانه ملی درمقام بزرگ ترین دانشگاه عمومی و فرهنگی خود بزرگترین مدیریت
روابط عمومی کشور شمرده شده و نیازمند آگاهی از افکار عمومی نیاز سنجی
مخاطبان از سویی اتخاذ روشهای بهبود ارتباطات دو سویه میان مردم و
دولتمردان از سوی دیگر است. از این رو باید اذعان کرد به لحاظ اهمیت و
وسعت وظایف رسانه ملی توجه به روابط عمومی و نقش کلیدی ارتباطات در سازمان
ضرورتی اجتناب ناپذیر است.
محورها:
هر راهبرد ساختار نیروی انسانی و امکانات و اعتبار ویژه ای را می طلبد.
روابط عمومی ها در پارادیم مدرن اتاق فکر ارتباطات هستند نه واحد صف و اجرا.
ارتباطات ملی در پنج حوزه دولت نهادهای مدنی افراد و جامعه و رسانه ها قابل حصول است.
ارتباطات حلقه های تودر تویی دارد که مهم ترین و هسته مرکزی آن ارتباطات انسانی است.
آنان که روابط عمومی ها را برای تعریف تمجید و پوشاندن ضعفهای سازمانی می خواهند قائل به این رویکرد هستند.
رویکرد علمی- سازمانی ضمن اصالت قائل شدن بر ارتباطات به ویژه ارتباطات
انسانی به مثابه یک هدف در زندگی بشر (نه ابزار) به مدیریت صادقانه افکار
عمومی در جهت منافع ملی و در سطح پائین تر منافع سازمانی قائل است.
تعاریف گریزی کوتاه گویی و مجمل نویسی، صداقت و صراحت، خوش مشربی، آراستگی و خوش برخی از ملزومات این ارتباطات انسانی است.
وظیفه مدیریت ارتباطات و روابط عمومی انجام سخت افزاری امور نیست، بلکه
وظیفه اصلی آن مدیریت افکار و اندیشه های سازمانی به سوی افق و چشم انداز
سازمان است.
سازمانها هر چه بزرگ تر می شوند مدیریت ارتباطات و روابط عمومی در آنها پیچیده تر می شود.
با گسترش فناوریهای ارتباطی در سالهای اخیر و شبکه های رایانه ای اطلاع
رسانی، اولویت دولت الکترونیک باید روابط عمومی الکترونیک باشد.
برای جلوگیری از هدر رفتن زمان توان و نیروی انسانی در سازمان ها امروز
باید با اطلاع رسانی جوامع مدیریتها و سطوح کارشناسی را در تصمیم سازی
یاری کرد و بستر اصلی تسهیل ارتباطات را فراهم ساخت.
نظام ارتباطی که کل گرا باشد و افراد حقیقی را در سپهر برنامه ریزی و هدف گیری خود قرار ندهد کمتر به توفیق دست خواهد یافت.
در سالهای اخیر رسانه ها چندان قوت و تأثیر گذاری و نفوذ یافته اند که نوع
تعامل با آنها می تواند متضمن بقایای ممات با افول کارکرد سازمانها باشد.
آشنایی کارگزاران روابط عمومی به زبانهای رایج دنیا آشنایی با نرم
افزارهای ارتباطی نوین ایجاد پیوندهای مستحکم با کانونهای قدرت در عرصه
جهانی از جمله ملزومات ارتباطات بین المللی است.
تنظیم و اجرای ارتباطات کارآمد مؤثر و مبتنی بر دانش و تجربه
برقراری ارتباط مستمر با دیگر رسانه ها برای ایفای نقشهای مکمل در
کارکردهای ملی و نقد منصفانه عملکرد موجود از دیگر حوزه هایی است که با
ساماندهی ارتباطات رسانه ای قابل دستیابی است.
در قالب ساختار روابط عمومی در سازمان صدا و سیما، پیچیدگیها و مهارتهای منحصر به فرد خود را دارد.
ساماندهی ارتباطات درون این سازمان بزرگ از جهت مدیریت مهارتی منحصر به فرد طلب می کند.
ساماندهی ارتباط بین حدود 30 هزار نیروی این سازمان در سراسر کشور، در
قالب حدود 300 عنوان شغلی پروژه ای است که صرفاً در قالب برنامه ریزی
زمانمند قابل اجرا است.
مشکل فقط در مفاهمه و ارتباطات به معنای خاص آن است که امید است با تغییرات صورت گرفته در دولت و رسانه ملی به این مهم یاری رساند.
ایجاد هسته های فکری تخصصی بین کارکنان در حوزه های مختلف برای فکر سازی و
تصمیم سازی و ......... ازجمله راهکارهای ارتباطی درون سازمانی در رسانه
ملی که قابل اجرا و نظارت و ارزیابی است.
برنامه سازی رادیویی و تلویزیونی برای ایرانیان داخل و خارج از کشور و
دیگر علاقه مندان به ایران اسلام و انقلاب اسلامی در گوشه و کنار جهان
فرایندی بسیار پیچیده است که اغلب عوامل مؤثر بر آن نامحسوس هستند.
نیروی انسانی متخصص و هنرمند امکانات و اعتبارات مالی و ایده های متعالی
ترکیب چهار رکن، صدا و سیما را به چشم اندازهای ایده آل نزدیک می کند آن
حلقه مفقوده ای که این اجزا را ترکیب می کند ارتباطات است.
اشاره
امروزه در مجامع و محافل علمی بحثهای فراواین درباره مقولاتی چون روابط
عمومی ارتباطات افکارعمومی رسانه ها تبلیغات اطلاعات و فناوریهای مربوط به
میان می آید و نتایج آن در قالب نظریه ها راهبرد ها راهکارها و پیشنهاد
های موردی به سازمان ها ادارات مؤسسات و شکرتهای فعال در حوزه های گوناگون
ارائه می شود و با نسبتهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرد. مهم ترین
موانع و چالشهای پیش روی به کارگیری دیدگاههای تخصصی در حوزه ارتباطات به
معنای عام و کلی آن در سازمانهای کوچک و بزرگ عبارت اند از:
1.نبود ساختار سازمانی مناسب برای مدیریت هدایت و نظارت بر ارتباطات
2.جهل و سوۀ فهم مدیران علی سازمانها به نقش ارتباطات بر ارتباطات .
3.ضعف و ناتوانی صاحب نظران حوزه ارتباطات در کاربردی ساختن نظریه ها و بومی سازی نظریه ها جهانی در این حوزه.
4.نبود مدیران و کارشناسان توانا خبر و علاقه مند برای اجرا و تحقق دیدگاههای کارشناسی در حوزه ارتباطات و روابط عمومی.
در برخی از سازمانها ترکیبی از علل چهار گانه مذکور مشاهده می شود که از نظر آسیب شناسی باید برای آنها چاره اندیشید.
آنچه در زیر می آید پرسشهایی که همواره پاسخهای جدید می خواهند.
پرسشهای اساسی که همواره صاحبت نظران و دست اندرکاران را به خود مشغول
داشته و این مشغله ذهنی را ضرورتی اجتناب ناپذیر برای پویایی فکری در این
حوزه ساخته است عبارتند از:
•نگاه ما به ارتباطات چگونه است؟
•آیا آن را امری صوری و سطحی می دانیم، یا عمقی و زیربنایی؟
•آیا به ارتباطات رسمی قائلیم یا به ارتباطات غیر رسمی، ولی محسوس هم در سازمان باور داریم؟
•به عبارت دقیق تر، بر اساس کدام نظریه ارتباطاتی فکر و عمل می کنیم؟
•آیا نظریه ثابت و تعریف شده ای در ارتباطات سازمانی ساری و جاری است یا نوعی از تعارض و تکثیر در سازمان مشاهده می شود؟
•برای نمونه، اساساً سازمانی که ما در آن فعالیت می کنیم چه نیازی به
ارتباطات دارد و اگر فکری برای ارتباطات نکنیم چه خدشه ای بر فرآیند
فعالیتهای سازمانی وارد می شود؟
•در رسانه ملی نقش ارتباطات در کارکردهای سازمان چیست؟
•منظور کارکردهای آموزشی، اطلاع رسانی، تفریحی و سرگرمی، نظارتی، تهیجی
و تبلیغی است. آیا بین الگوهای حاکم بر ارتباطات درون سازمانی و ارتباطات
بیرون سازمانی هماهنگی وجود دارد؟
•مثلاٌ آیا درصد قابل توجهی از امور داخل سازمان با ارتباطات غیر رسمی سامان می یابد؟
•آیا در خارج از سازمان هم این شکل از ارتباطات مؤثر واقع می شود؟
•آیا در ارتباطات متصور ما انسان محور است یا ساختار؟ آیا ما انسان یا فرد سازمانی را معیار می دانیم یا سازمانی انسان را؟
همانگونه که ملاحظه کردید، این پرسشها اولاً پاسخهای متفاوتی دارد. ثانیاً
راهبردهای سامزان را در قبال ارتباطات متفاوت می سازد و ثالثاً هر راهبرد،
ساختار، نیروی انسانی و امکانات و اعتبار ویژه ای را می طلبد و رابعاٌ هر
پاسخ نتایج گوناگونی را برای سازمان در بر خواهد داشت.
از این رو، ضروری است در هر سازمان به پرسشهای مذکور پاسخهای شفاف و مبتنی بر نظر و عمل داده شود تا کارایی سازمانی افزایش یابد.